はじめに

「イベントにご来場いただいた方にDMを送りたい」
「購入いただいたお客様にDMで再集客をかけたい」など
アンケートにご協力いただくことで取得したお客様の個人情報を、DMなどの販促に使いたいと考える方がいらっしゃると思います。

上記の場合、注意をしなくてはいけない点が大きく４つあります。

1. 個人情報を記入いただく際に、利用目的（DMで使用など）を明確にし、本人の同意を得ること。
2. 個人情報を適正に管理し、漏洩や減失、き損がないよう安全管理措置を講じること。
3. 第三者に個人情報を提供しないこと。
4. 個人情報が不要になったら適切に消去すること。

このように個人情報は、十分に注意して取扱や管理をすることが義務付けられています。遵守されないと相手に多大な迷惑をかけてしまうだけでなく、ご自身の会社にも多大な損害を被る恐れがあります。

情報漏えいの危険性

適切な取扱を怠ったことで、どんなことが起こるでしょう？
書類を発送する例で考えてみます。

Aさんに送りたい書類の宛名に、間違えてBさんの住所を記載してしまいました。特に確認もしないまま、プリンターで封筒に印刷をしてそのまま発送を行いました。

氏名と住所が不一致のため宛名不明で戻ってくれば危機一髪ですが、もしもそのままBさんの住所に届いてしまった場合、どうなるでしょう。Bさんが宛名の違うことに気付かず開封してしまうと、情報漏えいとなります。

センシティブな内容だったら、とんでもないことになります！！

これはExcelの列を間違って入力するなど誰にでも起こり得る事例です。
個人情報は小さなミスが、多大な迷惑をかけてしまうことになります。
自社で書類やDMを出力し発送することもあるかもしれませんが、個人情報を取り扱うことは常に危険が隣合わせであることを意識しなくてはいけません。

ただし、適正に管理を行い、正しく取り扱うことで個人情報データは自社の販売促進に活かすことができます。

個人情報の取扱いによる不安や、ご相談などございましたら当社にぜひご相談ください。

当社では、リスク分析等も行い運営管理を行うためのプライバシーマークを取得しておりますので、ご安心ください。