紙と押印の勤怠管理──その「見えない負担」、同じお悩みはありませんか

出勤簿への押印、紙の届出書、締め前のExcel入力。皆様の会社でも、そんな「アナログ勤怠」に日々向き合っていませんか。本記事では、当社が紙ベースの勤怠管理で直面していた課題と、その解決のために導入した勤怠管理システムの取り組みをご紹介します。同じような状況にある人事・総務ご担当者の皆様に、少しでも参考になる情報をお届けできればと思います。

当時の課題──押印と紙に支えられた“アナログ勤怠”の毎日

これまでの当社の勤怠管理は、出勤簿への押印や紙媒体での各種届出、そして総務によるExcelへの手入力が中心でした。具体的には、次のような流れで運用されていました。

• 遅刻・早退・中途・有休・代休・休日出勤などの届出はすべて紙で提出され、上司の承認を経て総務に回付
• 届出があれば押印がなくても判断できるものの、押印がないだけで一人ひとりへの確認が必要になり、確認作業は膨大に
• 残業申告も紙で提出されるため、不備があれば再度本人に確認する手間が発生

どれも一見すると小さな作業でも、毎月積み重なれば担当者の負担は大きなものになります。業務が属人的になりがちで、誰が見ても分かりやすい仕組みとは言えない状態が続いていました。

取り組み──勤怠管理システムの導入で「自分で管理する」へ

こうした状況を改善するため、当社は勤怠管理システムを導入しました。社員はPC・静脈認証・スマートフォンなどで出勤・退勤を打刻でき、各種申請もオンラインで完結します。

• 打刻漏れがあれば本人に通知が届き、締めまでに自ら修正する仕組みに
• 承認フローは直属の上司、その上の上司へと段階的に進み、組織としての透明性が向上
• 正社員・パート・嘱託など勤務形態の違いに柔軟に対応でき、自社の勤務体系に合わせてカスタマイズも実施

勤怠の責任が「総務が確認するもの」から「本人が管理するもの」へと変わったことは、大きな転換点でした。社員一人ひとりが自分の勤怠と向き合うことで、会社全体の仕組みとして機能し始めています。

変化と現在──業務負担の軽減と、残された“丁寧な運用”

システム導入により、紙の山と手入力に追われていた頃と比べて、総務の業務負担は大きく軽減されました。一方で、システム上どうしても対応できない一部の手続きについては、現在も紙での届出をお願いし、総務で手入力により訂正する運用を続けています。無理にすべてをデジタル化するのではなく、制度を丁寧に守りながら段階を踏んで進めることが、長続きする仕組みづくりにつながると考えています。

まとめ──デジタル化は「働き方そのもののアップデート」

今回の取り組みは、単なる業務の効率化にとどまりません。総務部だけが抱えていた作業が、社員全員で協力して進める「会社全体の仕組み」へと変わったことで、働き方そのものをアップデートするきっかけになりました。アナログからデジタルへ──この変化は、当社のDXの第一歩であり、これからの働きやすい職場づくりを支える大切な基盤になると考えています。当社は今後も、社員が働きやすい環境づくりに向けて、業務のデジタル化を段階的に進めてまいります。