個人情報を取り扱う機会ってどんな時？

・氏名と社名が含まれるメールアドレスを転送するとき

・採用選考のために受領した履歴書に記載された情報

 

実は他にもこんな情報が個人情報に該当することを知っていましたか？

・誰の音声かが識別できる音声録音情報

・防犯カメラに記録された顔画像（本人が判別できる程度に大きく鮮明に写っているもの）

・銀行口座番号、クレジットカードなどの金融情報

・通っている学校名、勤務先など

 

個人情報を取り扱う機会は、意外にも多くあり本人は気づかずに漏洩している可能性があります。

例えば・・・

・お友達と一緒に撮ってSNSにアップロードした写真にGPS情報が含まれていた。

・友達の家で撮影した写真に、飾られていた友達の家族写真が写り込んでいた。

個人情報の流出を防ぐために、個人情報を適切に取り扱うための基本的なルールやガイドラインを知ることが重要です。

 

今回は個人情報取扱の主なポイントをご紹介します。

個人情報保護法の基本

個人情報の定義:氏名、生年月日、住所など、特定の個人を識別できる情報を指します。

利用目的の特定:個人情報を取得する際には、その利用目的をできる限り具体的に特定し、本人に通知または公表する必要があります。

本人の同意: 特定された利用目的を超えて個人情報を利用する場合、あらかじめ本人の同意を得る必要があります。

（例えば、SNSで写真を投稿する時は一緒に写っている人の許可を必ずとるなど本人の同意を得ましょう）

 

 

個人情報の管理

正確性の確保：個人データを正確かつ最新の内容に保つことが求められます。

安全管理措置：個人データの漏えい、滅失、毀損を防止するために、必要かつ適切な措置を講じる必要があります。

従業者の監督：個人データの安全管理が図られるよう、従業者や委託先に対する必要かつ適切な監督を行うことが求められます。

（適切な管理が重要であると同時に、同じ共通認識を持ちましょう）

 

個人情報の第三者提供

本人の同意：あらかじめ本人の同意を得ないで、個人データを第三者に提供してはなりません。

記録の作成と保存：第三者に提供する際は、提供した年月日や第三者の氏名などに関する記録を作成し、一定期間保存する必要があります。

（本人が知らないところで電話番号や住所、メールアドレスなどを教えてはいけません）

 

個人情報の開示・訂正・利用停止

開示請求：本人からの請求があった場合、保有個人データの開示、訂正、利用停止などに対応する必要があります。

 

これらのポイントを押さえて、個人情報の適切な管理を行うことが重要です。

 

まとめ

「お店のお知らせを会員限定で送りたいからDMを送ろう」

「SNSで募集したプレゼント企画に応募してくれた方に電話してみよう」

「先日開催したイベントの模様を動画にしてSNSにアップロードしよう」

ビジネスシーンでも個人情報を取り扱う機会はたくさんあります。個人情報に関わるプロモーションは適切な取扱や手順が求められます。弊社ではプライバシーマークを取得していますので、個人情報を活用したプロモーションでお悩みなどあれば、ぜひお気軽にご相談ください。